الجزء الثاني من محاضرات مقياس الاتصال والتحرير الإداري
- التحرير الإداري -
المحور الأول : الإطار المفاهيمي للتحرير الإداري
أولا : تعريف التحرير الإداري وأهمينه (تم إملاؤه في الحصة)
ثانيا : مميزات أسلوب التحرير الإداري
أ- المميزات الموضوعية لأسلوب التحرير الإداري
تتمثل الخصائص الموضوعية للمراسلات الإدارية خصوصا في: الموضوعية والحياد، المجاملة، البساطة والوضوح، الدقة والإيجاز، الانسجام والشمولية، ووحدوية الموضوع، وتحقيق الفعالية.
1- الموضوعية والحياد: يقصد بالموضوعية أن يتسم الأسلوب الإداري بالجدية والرسمية، وتفادي الألفاظ والعبارات العاطفية أو العامية أو المثيرة للانفعال، واستناده على سرد أحداث ووقائع حقيقية، دون المبالغة في عرضها. وأيضا استعمال لغة خطاب تتسم بالتناسق وتبرز الصفة الوظيفية للمحرر وليس صفته الشخصية. كما تتصف بالموضوعية ومنطقية القبول من طرف أي عون أوكلت له نفس المهام. والموضوعية واجبة في الاتجاهين: من الرئيس إلى المرؤوس ومن المرؤوس إلى الرئيس.
ويقصد بالحياد الاعتماد على الأسلوب المجرد في التعبير والكتابة بعيدا عن الذاتية والانحياز لرأي دون آخر، وتجنب الانقياد إلى المؤثرات الذاتية أو الخارجية والتجرد من الاحكام المسبقة . وهذا حفاظا على مصداقية الادارة العمومية وحرصا على تحقيق المصلحة العامة .
2- المجاملة )اللباقة في التعبير( : تعتبر المجاملة شكلا أو علامة للاحترام والتقدير، التي تطبق على المصالح وا لأفراد ، حيث تتجلى في احترام الفوارق التسلسلية، ونجدها بكثرة في احترام السلم الإداري.
لذا يجب على محرر وموقع الوثيقة الإدارية، أن يتحلى بسلوك اللباقة وانتقاء العبارات الإيجابية التي تترك باب الأمل مفتوحا في حس المخاطب بها، باستعمال صيغ خاصة عند الرد على طلبات المواطنين أو المستخدمين من خلال استعمال كلمات لطيفة ومهذبة تراعى وتحترم فيها مشاعر المخا طبين، وتلتزم الإدارة باللباقة حتى في حالة الرد السلبي على عدد من الطلبات، ففي حالة رفض طلب التوظيف نستعمل العبارات التالية : يؤسفني...، لا يمكنني في الحال...، يبدو لي متعذرا الآن ...، أرى أنه ليس من الحكمة .... إلخ .
كما أنه من باب اللباقة تجنب استعمال العبارات المحقرة أو المضايقة، والألفاظ والمعاني المزعجة والمحتقرة والاستفزازية . وأن يتجنب التقديرات والتقييمات العشوائية واللامنطقية، وكذا الملاحظات الصارمة والآراء النهائية والقطعية التي يفهم من خلالها أنه لم يعد هناك مجال لمراجعة الموضوع أو إعادة النظر فيه. وأن يبتعد قدر المستطاع عن العبارات الانتقادية، لأن استعمالها قد يجعل الطرف الآخر، وهو المرسل إليه يهمل المراسلة ولا يعيرها أي اهتمام. ومن هذه العبارات على سبيل المثال:
- ... وقد اكتشفنا اهمالكم لرسالتنا المرسلة...
- ... يسوؤنا ردكم غير المبرر ...
-... وعليه فلن نتعامل معكم في المرات القادمة....
أما الرئيس الإداري فيمكنه أن يستعمل كلمات صارمة تجاه مرؤوسيه، وهذا عند التقاعس والمماطلة واللامبالاة أو عدم تنفيذ الأوامر، كأن يقول: " لقد لفت انتباهي أن ... لقد لاحظت أن... قد بلغني ... لذا يجب عليكم أن تنفذوا...إلخ.
3- البساطة والوضوح: يجب على المحرر استخدام أسلوب بسيط وواضح يترجم به أفكاره دون غموض، وأن يحاول استخدام المفردات المتداولة بكثرة في الحياة الإدارية والتي يستطيع القارئ استيعاب مدلولاتها بسرعة ودون عناء، وأن تكون الكتابة معبرة وألا تتضمن المراسلة ألفاظا يمكن أن تفهم منها عدة معاني موجهة لمفاهيم مختلفة، وإن أجبر على استعمال مصطلحات قانونية أو فنية فيجب اختيار الأكثر بساطة والجاري العمل بها وفقا لقاعدة "خاطبوا الناس على قدر عقولهم". بهدف ضمان تبليغ مضم ون المراسلة الإدارية. كما يجب عليه أن يهتم بجانب الشكل والعرض للمراسلة، مثل نوعية الكتابة من حيث وضوحها ومراعاتها لقواعد الصرف والنحو والبلاغة والإملاء وقواعد الترقيم. فمثلا القرارات الإدارية التي تصدرها الإدارة يجب أن تكون واضحة، لأنها قد ترتب مراكز قانونية في مواجهة المخاطبين بها،
4- الدقة والإيجاز: يقصد بالدقة الحرص على اختيار المفردات والعبارات التي تفيد المعاني المقصودة بدقة متناهية وتعبر عن الحدث أو الواقعة بشكل مباشر، إذا استعمل مصطلحات من القانون الإداري أو المالي أو التجاري مثلا، فيجب عليه معرفتها بدقة حتى يحسن استعمالها في مكانها الصحيح.
أما الإيجاز فهو الصفة التي ينبغي أن تتصف بها المراسلات الإدارية، لأن التحرير الإداري هو وسيلة للعمل، التي لا ينبغي ضياع الوقت في قراءته، ولهذا يقصد بالإيجاز في الأسلوب الإداري فن التعبير عن الفكرة أو الأفكار التي يشتمل عليها موضوع المحررات الإدارية بأقل ألفاظ ممكنة، تماشيا مع القول السائد: "خير الكلام ما قل ودل". دون أن يصل الإيجاز إلى حد الإخلال بالمعنى . أي يجب على المحرر قدر الإمكان اختصار الكلام، والتركيز على جميع البيانات والعناصر الض رورية ، التي تهم القارئ دون تعقيد .
5- الانسجام والشمولية: يجب اعتماد أسلوب الانسجام التا م بين أفكار موضوع المراسلة الإدارية والصيغ والأساليب المعبر عنها، لتنال اهتمام المرسل إليه، وأن تشتمل على جميع العناصر المكونة للمراسلة شكلا ومضمونا، إذ أنه من غير الممكن الاعتناء بالشكل على حساب المضمون ولا الاعتناء بالمضمون على حساب الشكل.
6- وحدة الموضوع: يجب أن تتناول المراسلة الإدارية الواحدة موضوعا واحدا، وإن تضمنت عدة مواضيع مترابطة وجب تخصيص لكل موضوع مراسلة خاصة به. والهدف من هذه الخاصية هو لضمان تركيز المرسل إليه في موضوع المراسلة، وعدم التباس الأمر عليه من جهة، ولاختلاف اختصاص مهام وصلاحيات المصالح على مستوى الإدارة الوصية من جهة أخرى ، بالإضافة إلى تسهيل التعامل مع المراسلة من حيث تنفيذها، الإجابة عليها، تحويلها أو ترتيبها .
7- تحقيق الفعالية : تنتج الفعالية عن التطبيق الحسن للصفات السابقة، إذ يجب أن تؤدي كل وثيقة إلى حل ملائم للغ رض المطلوب وأن تمكن من تحقيقه في أقرب الآجال بالطريقة المطلوبة وبأقل تكلفة . وينبغي أن يدرس المشكل جيدا قبل تحرير الجواب، وإذا كانت هناك عناصر وحلول مختلفة يجب أخذها بعين الاعتبار .
8- احترام السلم الإداري أو التدرج الوظيفي : التسلسل الإداري أو التدرج الوظيفي هو التنظيم الهرمي السائد في الإدارات و المؤسسات، والذي يحدد للأفراد مجموعة من القواعد الهيكلية الهادفة إلى فرض الانضباط و الاحترام و امتثال المرؤوسين لأوامر رؤسائهم الإداريين على شتى المستويات التدرجية من أسفل الهرم إلى القمة.
و من مقتضيات احترام السلم الإداري مراعاة مبدأ الأولويات الرئاسية، إذ لا يحق للمرؤوس الكتابة إلى رئيسه الأعلى في السلم الإداري دون إشعار الرئيس الإداري المباشر.
و الأسلوب الإداري يعكس هذا التدرج و يبرزه من خلال استعمال تعابير و صيغ خاصة تحترم الفوارق التسلسلية، بحيث لا يخاطب المحرر رئيسه كما يخاطب مرؤوسيه أو نظرائه، بل ينتقي لكل جهة أسلوبا خاصا و عبارات مناسبة.
ب- المميزات الشكلية لأسلوب التحرير الإداري
يمتاز المحرر الإدا ري من الناحية الشكلية، بقواعد شكلية أساسية تساهم في إعطاء انطباعا أوليا لدى متلقي المراسلة الإدارية، كما تضفي عليها لمسة فنية جمالية يستريح لها المتلقي للمراسلة، تتمثل هذه المميزات على سبيل المثال لا الحصر في:
1- تحرير موضوع المراسلة على وجه واحد من الورق وترقيم الصفحات : مهما كان عدد صفحات وطول محتوى المراسلة، لأنه يمكن للمرسل اليه ألا يتفطن لما دوّن خلف الورقة. وإذا كتبت المراسلة في أكثر من ورقة، يجب على المحررأن يقوم بترقيم الصفحات ويستحسن في هذه الحالة تبيان رقم الصفحة بالنسبة لعدد الصفحات الإجمالي، مثال: 1 / 5إذا كان عدد الصفحات خمسة.
2- اختيار نوع وقياس الورق المستعمل: بأن يكون أنيقا ومن نوعية جيدة، ويفضل أن يكون أبيض اللون .
3- ترك المسافات والهوامش في جوانب الورقة : يجب أن تكون هذه الفراغات أو المسافات واضحة في المراسلة الإدارية، لأنها هي التي تضفي على المراسلة قدرا من الترتيب، فضلا عن كونها ضرورية أحيانا كما هو الشأن بالنسبة للمسافة بين الكلمة ولأخرى. المسافات تختلف من مراسلة إلى أخرى، حسب موضوعها، فمثلا جدول الإرسال يختلف عن التقرير وعن المذكرة من حيث كيفية الكتابة وترك المسافات، كما سنوضحه لاحقا. أما الهوامش فهي عبارة عن الأجزاء الفارغة بين حواف الورقة على مختلف جوانبها، وتعد الهوامش ضرورية لتحقيق أكثر من فائدة فهي إلى جانب كونها تضفي شكلا جماليا منسقا للورقة، فإن هذه الهوامش يستفاد منها في تخريم الأوراق لتسهيل حفظها ضمن ملفات الحفظ الخاصة بها، ناهيك عن أنها تترك مساحة مناسبة للشرح ووضع الملاحظات في بعض المسائل، كما أن الهامش يحافظ على المراسلات من التلف خاصة إذا تعرضت بعض الأطراف إلى التمزق أو التبلل أو سوء الاستخدام، ويحمي الهامش من التزوير . فمن آداب اللباقة والتنظيم المحكم أن تترك الهوامش من جميع الجهات للورقة، ويستحسن ألا يقل على سنتمترين ) 2 سم(، وقد حددت المواصفات المعيارية للهوامش المختلفة للورقة وأصبحت وضعا افتراضيا ثابتا في برنامج معالجة النصوص الوورد ( Word ) مما سهل على الموظف عناء القيام بالمقاسات اللازمة لهذه الهوامش.
4- وضع علامات الترقيم أو الوقف: علامات الوقف في مجال التحرير بصفة عامة، تستخدم داخل نص الرسالة، وهي من المسائل التي يتعين على المحرر احترامها، لأنها تساعد على سرعة القراءة والفهم. وتتمثل هذه العلامات في النقطة الفاصلة، الفاصلة المنقوطة، النقطتان الرأسيتان، علامة الاستفهام، علامة التعجب ، الشرطة أو المطة، الشرطتان، النقاط المتتالية ...
ثالثا : مبادئ التحرير الإداري
بما أن النصوص والمحررات الإدارية هي وسائل وآليات عمل للإدا رة، فإن أسلوب تحريرها يرتكز على مبادئ أساسية تعطيها الصبغة الرسمية وتضفي عليها الحجية اللازمة، لذا فإنه يجب على الإدارة والمحرر الإداري على حد سواء الالتزام بها .
ويقصد بهذه المبادئ مجموعة المرتكزات والقواعد الأساسية الواجب على الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من المحررات أو المراسلات احترامها وأخذها بعين الاعتبار، من أجل أن تكون الصياغة الإدارية للوثائق والمراسلات صحيحة وفعالة، فهذه المبادئ تعد جزءا من مجموع ة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس سواء من أعلى أو من أسفل، تتمثل أهم هذه المبادئ التي يرتكز عليها الأسلوب الإداري في:
أ- احترام مبدأ المصلحة العامة عند أداء مهام ذات مصلحة عامة :
ويعود ذلك إلى أن الإدارة منبثقة عن الدولة، وهي الشخصية المعنوية العليا المكلفة بتمثيل المجتمع ورعاية شؤونه والسهر على مصالحه ومواكبة تطور احتياجاته وتلبية طلباته. ومن هذا المنطلق، يكتس ي عمل الإدارة صبغة السلطة العمومية وخاصياتها. فهي ترعى مصالح الأفراد والجماعة وتستجيب لانشغالاتهم ولها مسؤولية تجاههم وحق عليهم. ويتجلى هذا الموقف في الصبغة الرسمية للمعاملات والقواعد وا لإجراءات المتبعة في العمل والأسلوب الذي ينتهجه محررو الوثائق الإدارية في التعبير والكتابة وإعداد النصوص التنظيمية . وتعزز مرتكزات الأسلوب الإداري سلطة الدولة واستمرارية المرفق العمومي، وترسخ مفهوم المصلحة العامة والتشبع بروحها، وتوضيح أهدافها وبلورتها والالت زام بالحياد والمساواة في الانتفاع بالخدمات الإدارية وحسن أدائها وتطويعها لتتماش ى مع حاجيات المواطن .
ب- الاعتراف بمبدأ مسؤولية الإدا رة في التحرير الإداري وسلطة التوقيع :
إن الأنشطة التي تقوم بها الإدارة تلزم مسؤولية الدولة، وتتجلى هذه المس ؤولية في صحة المعلومات المستخدمة ومضمون البيانات الواردة بالوثائق الصادرة عنها ونتائج القرارات والأوامر والتعليمات التي تتضمنها. والكتابات الإدارية ملزمة للإدارة أمام العموم وكل عون عمومي، مهما كانت رتبته في السلك الإداري مسؤول إزاء رؤسائه على تنفيذ المهام المناطة بعهدته، وعن السلطة التي منحت له ولا تعفيه المسؤولية الخاصة التي يتحملها مرؤوسوه من أية مسؤولية ملقاة على عاتقه، وتتمثل المسؤولية في الالتزام بالتحفظ وعدم إفشاء السر المهني، فالسلطة الموقعة على الوثيقة هي المسؤولة عن مضمونها وعما تتضمنه من خلل أو تتسبب فيه من تجاوز عند التطبيق .
1- واجب حفظ السر المهني : يدخل هذا الواجب ضمن واجبات الموظف، إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة، إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة، فلا يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي ش يء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري ، كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيسه الإداري .
2- واجب الحذر : لكيلا يتحمل المرؤوس المسؤولية يجب عليه أن يكون حذرا وبصيرا، فلا يغتر بنفسه بل عليه أن يترك الكلمة الأخيرة لمن بيده اتخاذ القرار، كما عليه أن يتجنب أي خطأ ممكن أن يؤدي إلى نتائج غير محمودة في المحيط الإداري، كالخطأ في الاسم وتاريخ الميلاد وتاريخ القرار ومقدار المال، والدرجة الوظيفية، لأن الوثيقة الإدارية التي تصدر موقعة ومختومة يحتج بها، ولا يسوغ أن يكون بها أي خطأ .وعليه أن يختار العبارات الخفيفة واللطيفة مع شيء من التحفظ، بدلا من إثباتات صريحة، ويمكنه أن يستعمل العبارات التالية : يبدو لي….في رأيي….يظهر مما سبق …يتضح من ذلك …
ج- العمل وفق مبدأ التسلسل الإداري )التدرج الإداري(
تشكل الإدارة بنية هرمية واسعة ومنظمة تسلسليا من قاعدة الهرم إلى الوزير الذي يمثل السلطة العليا في الوزارة وتوجد مجموعة معقدة من العلاقات التسلسلية)سلطة تسلسلية تمارس من أعلى إلى أسفل ومرؤوسية تسلسلية من أسفل إلى أعلى). وينتج عن احترام التسلسل الإداري تنظيم للعمل وتوزيع للأدوار وانضباط العمل الذي بدونه تعم الفوضى.
وعليه فإن كل مراسلة موجهة من أشخاص معنويين أو طبيعيين خاضعين لسلطة ما، يجب أن يحترم فيها السلم الإداري بحسب ما تقتضيه هيكلة ا لإدارة المعنية . فلا يمكن اتخاذ قرار بأسفل الهرم دون إذن أعلاه، وإن اقتضى الحال ذلك منحته السلطة التفويض. وتستجيب إحالة الوثائق الإدارية عن طريق سلطة الإشراف )التسلسل الإداري( إلى غايتين أساسيتين، تتمثل الأولى في إعلام المسؤولين المباشرين بفحوى الوثيقة المعنية واطلاعهم عليها، وتتعلق الثانية بإبداء الرأي وإتاحة الفرصة للرئيس المباشر للإدلاء بملاحظاته الممكنة في خصوص المسألة التي يشملها الموضوع المكتوب. وينعكس مبدأ احترام التسلسل الإداري عن طريق ذكر اسم السلطة الإدارية التي تمر تحت إشرافها المكاتب الإدارية .
المحور الثاني : تقنيات صياغة مختلف أنواع المحررات الإدارية
أولا : ماهية الرسالة الإدارية
1- تعريف الرسالة الإدارية :
الرسالة الادارية يجب أن يتم التوجه إلى إحدى وحدات الهيكل الإداري، فقد يكون المخاطب مديرية أو قسما أومصلحة أو أحد العاملين بالإدارة. وبعبارة أخرى، فإن هذا الصنف من الرسائل لا يخرج عن نطاق الهيكل الإداري .
تعرف الرسالة الإدارية «La lettre administrative» بأنها: "وثيقة رسمية يبعث بها موظف في إدارة أو شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهة أخرى لأمور تخص العمل يطلب فيها مرسلها أمرا أو يرد على طلب أو يستفسر عن قضية". فالرسالة الإدارية هي كل خطاب يبعث به موظف في إدارة أو شركة أو تبعث به إدارة إلى جهة أخرى لأمور تخص العمل يطلب فيه مرسله أمرا أو يرد على طلب أو يستفسر عن قضية..
2- أهمية الرسالة الإدارية :
- هي طريقة التخاطب والاتصال، بحيث تمكن المصالح العمومية من الاتصال مع بعضها البعض ومع الأفراد وباقي المؤسسات الأخرى وتساعدها على تبليغ قراراتها والإدلاء برأيها واستلام وثائقها.
- تلعب الرسالة الإدارية دورا حاسما في خدمة المصالح العمومية، إذ أنها همزة وصل بين السلطات العليا ومصالح الإدارات والمؤسسات المركزية والمحلية، فهي تعتبر الرسول الأمين لتبليغ القرا رات وتوجيه المعلومات والطلبات، أو القيام بإجابات الإدارة على مختلف العروض والطلبات، أو القيام بمهمات التحري والتفتيش وكافة القضايا التي تخضع للعمل الإداري.
- تعلب المراسلة الإدارية دورا كبيرا في توثيق الصلة بين هياكل الإدارة والهيئات الخارجية من سلطة الوصايا أو الإدارة المحلية أو باقي الإدارات الأخرى .
- تستعمل الرسالة الإدارية بين الإدارة وأحد الأشخاص الخارجيين أو المواطنين لإعلامهم بمسألة معينة أو إجابتهم بخصوص طلب تم رفعه للجهة الإدارية المعنية، فهي تمثل أداة توصيل وإعلام وعن طريقها توثق الصلة بين الإدارة والمواطن .
- تساهم الرسالة الإدارية في تيسير الحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة، وعليها يتوقف تنفيذ أمر من الأمور، وقد تشير إلى عقد اجتماع طارئ، ولهذا فإن أهميتها تكمن في المصلحتين العامة والخاصة.
- أنها تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة، وبما أنها وثيقة قانونية فإنه يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
3- الوظائف المختلفة للرسالة الإدارية :
تستخدم الرسائل الإدارية لأغراض متنوعة، نورد أهمها فيما يلي:
- رسالة التحويل أو الإحالة: هي رسالة إدارية يكون موضوعها تبليغ وثيقة أو تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى مصلحة ما، وقد يكون هذا التحويل نهائيا أو للاطلاع ثم الرد، وهو نفس الدور الذي يلعبه جدول الإرسال كما سنوضحه لاحقا.
- - رسالة الإنذار أو الإعذار: وهي رسالة إدارية تبعثها لإدارة إلى الشخص )طبيعي أو معنوي(، لوجود تأخير في تنفيذ الالتزام التعاقدي الذي تعهد به المدين، فتنذره الإدارة بذلك معلنة عن إرادتها في التنفيذ خلال مدة معينة وإلا تعرض للجزاء نتيجة الاخلال بالالتزام التعاقدي.
- الرسالة الطلبية: هي رسالة إدارية تستعمل لطلب معلومات أو استشارات أو غيرها.
- رسالة الإشعار: هي رسالة إدارية تستعمل للإشعار بالاستسلام.
- رسالة التذكير: تهدف إلى دعوة المرسل إليه إلى القيام بعمل طلب منه أو الرد على رسالة لم يرد عليها في الأجل المحدد أو المعقول، أو للتذكير بإرسال سابق أو استبيان مسألة ما. وتمتاز بأنها رسالة صارمة إن كانت نازلة وتحمل إشارة )رسالة تذكير( تحت الطابع، إذا تكرر التذكير تكون العبارة "تذكير ثالث". وقد تكون صاعدة فيكون القصد منها تذكير المرسل إليه برسالة سابقة وتنبهه بالرد .
- رسالة الإخطار: توجه إلى شخص بغرض إلزامه بالعودة في أجل محدد أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معينة وغيرها.
4- أقسام الرسالة الإدارية :
مهما اختلفت وتنوعت وظائف الرسائل الإدارية بغية تحقيق أغراضها، إلا أنها تتخذ منهجية واحدة في تصميم أقسامها أو عناصرها المتمثلة في المقدمة، العرض والخاتمة.
- المقدمة: هي المدخل إلى ما يكتبه المحرر، الغرض منها هو تهيئة وإعلام القارئ بما سيتم عرضه فيما بعد، ونظرا لأهميتها فإنه يحب أن تتضمن بعض العناصر الضرورية مثل تاريخ المراسلة السابقة وموضوع هذه المراسلات...إلخ. وعليه إذا اكان ينبغي أن تكون المقدمة جوهرية، واضحة ودقيقة ، وأن تكون في الوقت نفسه مختصر وموجزة جدا حتى لا تأخذ نصيب صلب الموضوع.
- العرض )عرض الموضوع) : ينقسم عرض الموضوع إلى قسمين أو إلى ثلاثة أقسام او إلى أربعة على الأكثر، وذلك حتى يرسخ التصميم بكيفية سهلة وواضحة في ذهن القارئ. كما نأخذ بعين الاعتبار أثناء تح رير العرض المبدأين التاليين: توازن كل الأقسام فيما بينها، وتقديم في البداية الوقائع والحجج القليلة الأهمية والختام بالتي هي قاطعة.
- الخاتمة: يجب أن تكون الخاتمة مختصرة تستخلص النتائج من خلال ما سبق قوله في العرض، كما يجب الاعتناء بها جيدا سواء من حيث الشكل والمضمون، لأنه غالبا ما يتأثر القارئ بانطباعات الجمل الأخيرة.
ثانيا : تقنيات صياغة الرسائل الإدارية
1- الأساليب المستخدمة في كتابة الرسائل : يمكن تصنيف الرسائل في ثلاث أنواع :
أ- الأسلوب الرسمي :
يستخدم في كتابة الرسائل الحكومية التي يتم تداولها بين المؤسسات الحكومية نفسها أو بينها وبين الأشخاص الماديين أو المعنويين في قطاع الأعمال .
ب- الأسلوب غير الرسمي : يستخدم في كتابة رسائل الأعمال التجارية التي يتم تداولها من قبل الأشخاص العاديين والمعنويين.
ت- الأسلوب العامي : يتم استخدامه في كتابة الرسائل الشخصية لتبادل المعلومات أو المشاعر الشخصية بعيدا عن أهداف المؤسسة. ويستخدم لغة عامية، أو درجة متدنية من اللغة في الكتابة .
2- هيكل الرسالة الإدارية : تتطلب الوثائق الإدارية وعلى رأسها الرسالة الإدارية من الناحية العرض جملة من البيانات الشكلية تميزها عن غيرها، ويمكن تصنيفها كالتالي :
- بيانات تدعم الطابع الرسمي للمراسلة كالدمغة والطابع والتوقيع .
- بيانات ضرورية لتأكيد وضع الوثيقة في إطارها التدريجي وتتمثل في الطابع، العنوان (المرسل والمرسل إليه) مع الوساطة ثم الإمضاء .
- بيانات أخرى تساعد على تشخيص الوثيقة وتميزها عن غيرها من الوثائق الصادرة من نفس الجهة، وهي: الطابع، المكان والتاريخ، رقم القيد أو الترتيب، الموضوع ثم المرجع إن استعمل والتوقيع .
- بيانات ظرفية يمكن الاستغناء عنها: وتتمثل في المرجع، المرفقات والنسخ المرسلة، وظرفية استثنائية تتعلق بمحتوى المراسلة (سري، سري للغاية ...) أوسير الوثيقة البريدي (مستعجل، مستعجل مع الإشعار بالوصول) وسنتابع دراسة هذه البيانات الأساسية كما في الشكل التالي :
ثالثا : أمثلة عن رسائل إدارية
أ- المذكرة :
1- تعريف المذكرة: هي وثيقة إعلامية إدارية داخلية تتداول داخل الإدارة أو المؤسسة ، تتضمن مقررات تصدر من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه قصد العمل على تطبيق التعليمات والتوجيهات بغية توحيد طرق العمل وتحسينه، وكما قد تصدر أيضا من المرؤوس الإداري إلى رئيسه لإفادته بمعلومات عاجلة أو آجلة، وتنتهي صلاحيتها بانتهاء العمل الذي صدرت من أجله.
يمكن أن توجه المذكرة إلى :
- 1 . سلطة رئاسية )مذكرة صاعدة( وذلك عند طلب توضيحات أو تعليمات.
- 2 . جهة إدارية مرؤوسة )مذكرة نازلة( عند تقديم معلومات أو توجيهات.
- 3 . فرد معين )كرئيس مصلحة مثلا( أو مجموعة من الأفراد )أساتذة، موظفين(.
2- خصائص المذكرة الإدارية :
- أنها تتضمن تعليمات موجهة إلى المستخدمين العاملين تحت سلطة الرئيس الإداري م صدر المذكرة .
- هي أداة اتصال فعالة، لأنها توزع أو تنشر بطريقة تسمح لكل المعنيين الاطلاع عليها، وان اقتضى الأمر يلزم المستخدمون بالتوقيع عليها لإثبات ذلك .
- حيازتها على الصفة الإلزامية مالم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا، ومتى استوفت شروط التبليغ إلى علم
المعنيين.
- أن المذكرة هي تجسيد لممارسة الرئيس الإداري للسلطات المخولة له قانونا، مما يستلزم عليه مراعاة الصلاحيات
القانونية ونطاق الاشراف الإداري.
- تميز نص المذكرة بالإيجاز والسهولة والوضوح والدقة، وهذا لأجل ايصال البلاغ من غير شوائب إلى كافة
المستخدمين ولأجل تسيير المصالح بطريقة جيدة.
3- شروط تحرير المذكرة :
- تخضع المذكرة الإدارية لقواعد التحرير الإداري المتعلقة بتحرير المراسلات والوثائق، وتتميز عن الرسالة باستعمالها للأسلوب المباشر، وتقليص نطاق المجاملة على اعتبار أنها تتضمن تعليمات وأوامر موجهة من الرئيس إلى مرؤوسه.
- يجب استخدام اسلوب إداري يتسم بالصرامة والعقلانية بغرض تحفيز واقناع المخاطبين ل لامتثال للتعليمات
والأوامر الواردة في المذكرة، ويمكن عند الاقتضاء ذكر المبررات والأسباب الدافعة إلى تح رير المذكرة أو إلى اتخاذ التدابير الواردة فيه .
- يتوجب على المحرر توخي الإيجاز قدر المستطاع والاكتفاء بطرح التوجيهات أو المعلومات بص يغ تجنب الاسترسال والتطويل في الشرح والتبرير، حتى لا يؤدي ذلك إلى الانحراف بالمذكرة عن مقصدها الأساس ي، لأن المذكرة خلافا للتقرير لا تتطلب عملا تحليليا ولا عرضا مفصلا.
4- عناصر أو بيانات المذكرة : هي: الدمغة، الطابع، رقم التسجيل أو القيد، بيان المرسل إليه إذا كانت المذكرة موجهة إلى شخص معين، مثال ذلك: مذكرة مرفوعة إلى السيد والي الولاية، أما إذا كانت موجهة إلى مجموعة من الموظفين فنكتفي بمذكرة إدارية، كما يجب ان تتضمن عنوان المذكرة وموضوعها، المرجع عند الاقتضاء، نص المذكرة، المكان والتاريخ، التوقيع وختم المصلحة، مع الإشارة إلى الجهة الواجب تبليغها وطريقة التبليغ.
5- استخدامات المذكرة : تستخدم لعدة أغراض أهمها:
- اصدار تعليمات وأوامر: كالالتزام بمواقيت العمل، المحافظة على وسائل الادارة، التحلي بأخلاقيات المهنة ...
- اعطاء توجيهات ونصائح: الحرص على النظافة، الحرص على ارتداء الملابس اللائقة بالمؤسسة، تدابير الأمن والوقاية.
- تبليغ معلومات: تغيرات تنظيمية طارئة، معلومات تخص المستخدمين، ... الخ
6- أنواع المذكرة : تأخذ المذكرة عدة أشكال أو أنواع ، وهذا يرجع الى طبيعة مضمونها:
· المذكرة التوجيهية «La note d’instruction» : تصدر من الرئيس الاداري الى مرؤوسيه قصد توجيه وتحسين طرق العمل با لإدارة أو المصلحة، ويتجاوز ذلك إلى رسم خطة مستقبلية لتطوير العمل الاداري. مثال ذلك: أن يبادر الوزير الأول برفع مذكرة توجيهية إلى وزير التعليم العالي موضوعها اصلاح التعليم العالي، أو العكس .
· مذكرة إعلامية «La note d’information» : تتضمن هذه المذكرة معلومات في غاية من الأهمية يحاول الرئيس الاداري ايصالها الى المرؤوسين أو فئة الموظفين، كما يمكن أن تكون م وجهة الى ا لأفراد والجماعات في شكل اعلان للزوار بخصوص تحديد مواعيد الاستقبال مثلا أو أن يتلقى مثلا المسؤول الأ ول على مستوى الادارة المرسلة من سلطة الوصاية،
اخطار الموظفين بأن نسبة تعويض معينة تمّ تحديدها ب 5 % من ... فيبادر المسؤول إلى إعلام المعنيين باستخدام مذكرة اعلامية . كما يمكن أن تصدر من المرؤوس الاداري الى رئيسه قصد اعلامه بوضعية ما .
· مذكرة تلخيصية )حوصلة ) «La note de synthèse» : تتضمن دراسة تلخي صية لكتاب أو مجموعة من
التقارير أو المقالات الصحفية أو وثيقة ذات حجم ومحتوى كبير تتضمن الكثير من الأفكار والمعلومات، حيث يقوم العون
الاداري برفع مذكرة الى رئيسه الاداري تتضمن ملخصا أو حوصلة لمضمونها لتمكنه من أخذ فكرة عامة عن محتوى الوثيقة في وقت قصير. عادة ما يحررها موظف مختص أو مستشار لدى الرئيس الاداري المعني .
· مذكرة تقريرية : الهدف من استعمالها هو الحث على تنفيذ ق رار تمّ اتخاذه، وهذا لبيان طرق تنفيذه والوسائل
وكيفيات المتابعة، وتحديد المدد وضبط الإجراءات، ويعقب هذه المذكرة مذك رة عمل أو مصلحية.
· مذكرة توضيحية : تستعمل عادة هذه المذكرة بقصد رفع اللبس عن مسألة معينة تتعلق بتنظيم العمل أو العلاقة بين المصالح والأقسام والفروع، يمكن أن ترفع من المرؤوس الى الرئيس لأجل أن يوضح مسألة معينة أو ليوجه عناية الرئيس لهذا التوضيح .
· المذكرة الادارية أو المصلحية «La note de service» : تصدر في شكل اعلان من الرئيس الاداري الى مرؤوسيه، وتعني جميع المصالح أو الموظفين التابعين لها كتحديد مواعيد العمل مثلا. وهي تعتبر المذكرة جزءا من التعليمات . وهي الأداة الأكثر استعمالا داخل الادارات والمؤسسات العمومية ، لأنها تهدف الى نقل معلومات أو توضيحات وأوامر من الرؤساء الاداريين الى المرؤوسين في مختلف المستويات التدريجية.
نموذج عن مذكرة موجهة إلى مجموعة من الأفراد
|
نموذج عن مذكرة مصلحية تتضمن تنفيذا لتعليمة وزارية
ب – عرض الحال «Le compte rendu» :
1- مفهوم عرض الحال : هو وثيقة إدارية تسرد وتروي بكيفية مفصلة أو موجزة ما قيل أو ما تم فعله بمناسبة حادثة معينة، أو قد يعرض حالة معينة عن نشاط أو مناقشة دارت خلال اجتماع ما.
يجب على محرر عرض الحال أن يتحرى نقل الواقع وسرد الحادثة كما حدثت بالضبط، وبشكل مفصل يتيح للرئيس معرفة الحقيقة بكل أبعادها، وفي الوقت المناسب أي قبل فوات الأوان . ويجب أن يلتزم المحرر الحياد قدر الإمكان، وعرض الحال دون إبداء رأيه الشخصي.
- من يبادر بتحرير عرض الحال؟
o قد يبادر بتحريره الموظف تلقائيا، بمجرد حصول الحادثة أو الواقعة.
o - أو أن يأمر الرئيس الإداري الموظف بتحريره .
2- أنواع عرض الحال: يوجد عدة أنواع لعرض الحال، منها: عرض حال عن حادثة، عرض حال عن نشاط، عرض حال عن إجتماع، وعرض الحال الواقعي، الذي يخص التربصات والمهمات، والذي يكتفي فيه بسرد الأحداث أو وصفها كما وقعت د ون تقديم اقتراحات . أما عرض حال عن اجتماع، فإنه يأخذ شكلين :
- عرض الحال التحليلي. : يسجل فيه المحرر تدخلات الأعضاء بصفة تحليلية، بمعنى أن كاتب الجلسة يقتصر دوره في نقل التدخلات على ما هو أساس ي في المناقشات والحلول المقترحة، إذ يقوم بعملية فرز للتدخلات،
وهذا النوع من عرض الحال يستعمل في سائر الاجتماعات الإدارية ولا يخضع لشكليات معينة ثابتة، لكن يشترط أن يكون نقل التدخلات صحيحا، كاملا ووجيزا.
- عرض الحال الحرفي : يمتاز بالنقل الحرفي والكامل لسير الاجتماع وهو يستعمل أكثر في المؤتمرات والجمعيات والمجالس المنتخبة، لنقل المناقشات بكاملها .
3- بيانات عرض الحال )محتوياته) : يتضمن: الطابع، عنوان الوثيقة عرض الحال(، متبوعا بنوعه )موضوعه(،
الشخص الموجه إليه، ومختوم بالسنة ثم الإمضاء.
بيانات عرض الحال عن حادث أو عن نشاط: يتضمن البيانات التالية، الدمغة، عنوان الوثيقة تكتب في أعلى وسط الورقة )مثال: عرض حال عن حادث عمل(، جملة تمهيدية: وهي مقدمة يدون فيها التاريخ، الساعة، المكان بالحروف.
ثم العرض )نص الموضوع): ونذكر فيه الظروف وملابسات الحادث، والضحايا والشهود إن وجدوا، ثم النتائج التي اسفرت عليها الحادثة، فالمتابعة . وأخيرا الجملة الختامية : التي تتضمن الاستنتاجات العامة ، ويجب معالجة كل نقطة بوضوح ودقة تجنبا للغموض واللبس في شرح وتفسير الأحداث . ثم تدوين المكان والتاريخ بالأرقام مثال: حرر بسطيف في:.... / ..../... .، و يليه الإمضاء الذي يكون من طرف محرر عرض الحال.
نموذج عن عرض حال عن حادث عمل
ت – التقرير :
1- تعريف التقرير :
التقرير وثيقة إدارية مكتوبة يحررها مفتش أو مندوب عن مؤسسة ما في قضية محددة استجابة لطلب جهة مسؤولة من أجل تحديد الموقف واتخاذ التدابير المناسبة ومن ثم فإن الغاية من إعداده هي غاية عملية، فمن خلاله لا يكتفي لما اتخذه من موقف بيّنٍ من القضية التي يتناولها، بل يذكر السبب والعلّة، ويقترح الحل والعلاج. ويرتكز محرر التقرير على الواقع، ليستنبط المعطيات الأساسية التي تسمح له بإبداء رأي ووجهة نظر مسببين حول الموضوع قصد تمكين المرسل إليه من اتخاذ الإجراءات والتدابير الضرورية .
2- أنواع التقرير : تتنوع أغراضه حسب الغرض الذي تؤديه كالتقارير الإحصائية, التقارير الدورية , تقارير توصية, تقارير رسمية , تقارير بحث واستقصاء , قرير تفتيش , تقرير إخباري .
2-1- تقارير بحث واستقصاء :
ويحررها الخبراء بعد استطلاع ميداني يخص فروع النشاط التي فقد يكلف مقرر بإنجاز تقرير إستقصاء يتعلق ببحث إمكانات تسويق بضاعة ما .
- يكلف آخر بإنجاز دراسة ميدانية بقصد تقديم إقتراحات لتوجيه أذواق الناس الى استهلاك نوع جديد من المواد
- يكلف ثالث بدراسة بيئية قصد معرفة مدى صلاح منطقة معينة لإقامة مصنع أو حضيرة .
2-2- تقرير تفتيش :
وهي تقارير غايتها إطلاع المسؤولين على الوتيرة التي تسير عليها فروع المؤسسات التي يديرونها ومن خلالها يتعرفون على الحسنات والنقائص وعلى ضوئها يأمرون بإدخال التعديلات المناسبة على اجهزة التسيير والتنفيذ، فقد تكون تقارير التفتيش سرية أو شخصية تهدف إلى تقييم الموظفين وبناء على نتائجها قد يرقى البعض أو قد يعاقب البعض الأخر وذلك يهدف إلى فرض نجاعة أكبر على هياكل التسيير والعمل.
2-3- تقارير أحداث وحوادث : وهي التي تنجز إثر وقوع حدث ما مثل : تحديد ظروف وقوع حريق في ورشة صناعية، تقييم نشاط مؤسسة معينة أثناء معرض تجاري .
3- أهمية التقرير: للتقرير أهمية في توثيق العمل وتقييمه ووصفه وتنظيمه لأنها بيان مكتوب يصف حالة أونشاطا أو مشروعا، وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها ومالم تكن الأمور محددة فمن الصعب إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل وكل هذا الهدف منه :
- تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط
- توثيق النشاط للرجوع اليه وقت الحاجة
- استخلاص افكار جديدة وانتاجها وتنميتها وحفضها
- الشعور بالانجاز وزيادة الثقة بالنفس
- اقتراح إجراءات أو تدابير
- تقديم مساعدة للمرسل إليه الذي هو بحاجة الى رأي المختص في الموضوع
- توضيح الرؤى للمرسل إليهم حول الإشكالية
- التخمين والإعداد للمستقبل
4- شروط وضوابط التقرير :
- جمع المعلومات من مصادرها الأصلية بالمقابلة أو الكتابة أو غيرها
-التحقق من صحتها تمهيدا لتحليلها تحليلا مطلوبا
-الانتباه للزمن في الوثائق والأخذ بالأحداث
-قد تحتاج بعض التقارير لإدراج بعض الصور
-تحديد المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقا للغرض المقصود من التقرير وينبغي الصدق والنزاهة بعيدا عن الإغراض الشخصية
-الاهتمام بشكل التقرير الخارجي وأسلوب صياغته وتحريره
-مراعاة الدقة والوضوح والأمانة في نقلل الحقيقة - الشرف
-يراعى في التقرير حذف مايلي الأمثلة / الأوصاف / العموميات / الاحتمالات
5- تصميم التقرير :
يتعين على المحرر ان يلتزم بمختلف الملاحظات والتوجيهات المقدمة بخصوص مميزات الاسلوب
الاداري من موضوعية ووضوح وبساطة وانجاز ودقة ويمكن افراغ هذه المعلومات في قالب منهجي على النحو الأتي:
5-1- المدخل :
ويتمثل على تصدير يتكون من تاريخ التقرير وموضعه واسم صاحبه وتعيين الجهة التي توجه اليها , كما
يشتمل على تمهيد موجز يهدف الى اثارة اهتمام المسؤولين وتعيين الجهة المطالبة به وتبيين الدوافع والاسباب التي دعت الى تحريره.
مثلا : ان الهدف من كتابة هذا التقرير هو الحكم على طريقة أداء الأستاذ أو إن موضوع هذا التقرير يتعلق بحالة سير الدروس خلال الفصل الأول من السنة الدراسية 2004-2005. ويمكن أن يتناول أي موضوع لع علاقة بالعمل الإداري كتحرير تقرير بشأن حالة, موظف ما سلوكه , صفاته برامج تعليمية .
5-2- صلب الموضوع : :يتعين على المحرر أن يلتزم بمختلف الملاحظات والتوجيهات المقدمة , التي تدخل في مهامه وذلك من حيث الموضوعية الوضوح البساطة الايجاز الدقة ويمكن الاستعانة بالتعابير والصيغ التي تستعمل عادة في الرسائل الادارية وفي جميع الحالات فإن قدرة المحرر تلعب الدور الأساسي في إعداد التقرير. ويعتبر صلب الموضوع أطول جزء في التقرير حيث حيث يتوسع الموضوع ليشمل العمليات الضرورية في كل تقرير وتتدرج في ثلاث مستويات :
- عرض الوقائع : عرض حال موضوعي , وفيه يقوم المقرر بسرد التفاصيل وتحديد الأسباب.
-التعليق والمناقشة : مناقشة الوقائع وتقييمها وذكر الاوضاع الناجمة عنها وابداء الرأي فيها وتقديم
البيانات والحجج.
-ذكر النتائج وما يتولد عنها من اقتراحات.
وهناك قسم ثانوي يلحق بصلب الموضوع وهو الوثائق الملحقة والتي يمكن الاستغناء عنها في التقارير القصيرة .
5-3- الخاتمة :
ينتهي التقرير عادة بخاتمة يرجو من خلالها المحرر من المرسل اليه الموافقة على اقتراح واعطاء تعليمات لإتخاذ موقف ما، ومن الصيغ المستعملة :
-أرجوا أن توافقوا على الإقتراح الذي يهدف الى
-الرجاء منكم ان ترجعوا لي هذا التقرير مصحوبا بموافقتكم او بتعليماتكم لإتخاذ ماترونه مناسبا بالإضافة
يجب على محرر التقرير ان يراعي حجم تقريره حيث تتفاوت التقارير من حيث حجمها فهي تتراوح من
صفحة واحدة إلى مئات الصفحات , فطبيعة الموضوع ونوعية التحريات المطلوبة من الأمور الأساسية التي تحدد حجم التقرير وهذا يعني أن بعض التقارير يمكن أن تنجز في دقائق معدودة , وان حجم البعض الأخر قد يستغرق إعداده سنوات , كما أن حجم عناصره قد يتألف من نحو 10 صفحات والبعض الأخر قد
يتألف من نحو 40 صفحة .
ث – المحضر :
1- تعريف المحضر : هو بمثابة " جهاز مسجل إنساني" -جهاز إنساني لأنه يسجل كل شيء، -إنساني،
لانه لا يقيد إلا مايعتبره مهما ومفيدا وذي علاقة بالموضوع، وهو وثيقة ادارية رسمية وسرد كتابي لما قام به المحرر , ومن خلالها يروي عون الدولة ما رأى, ماسمع ,أو عاينه , وينقل الوقائع أو التصريحات إلى رؤسائه الإداريين أو الجهة التي طلبته دون ابداء رأي بشأنها .
والقاعدة ان المحضر يحرر بطلب من السلطة الادارية و القضائية ومحرر المحضر شخص ذو صلاحيات أو وظيفة محددة مثل الدركي، قاضي التحقيق،
يختلف عن التقرير لكونه يقتصر على عرض وقائع أو تلقي تصريحات دون تقديرها أو مناقشتها أواستخلاص نتائجها.
ويختلف عن عرض الحال في مبدأين: أنه يمثل وثيقة ذات حجية و لا يمكن الطعن فيها إلا بإقامة الدليل على خلاف ذلك، وبذلك فإن تحريره لا يتم إلا من طرف أشخاص مؤهلين لذلك مفوضين من طرف سلطة القضاء. أنه يتضمن سرد الوقائع التي يكون العون المكلف بإعداد المحضر قد عاينها شخصيا، أوأبلغ بها مباشرة .
تحرير المحاضر، يتم باستخدام صيغة ضمير الجمع المتكلم ( نحن) ويدون التاريخ بالأحرف ويذكر بها الساعة متبوع بذكر اسم وصفة الموظف محرّر المحضر، والإشارة إلى التعليمات التي على أساسها يتم هذا التصرف .
ويختم المحضر بعبارات تفيد أن هذا المحضر قد تمت قراءته بحضور الشخص المعني و أنه وقعه بعد فراءته.
2- أنواع المحاضر : للمحضر نوعان وهما
· المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة : محضر مباحثات مجلس الإدارة , محضر جمعية عامة للمساهمين , محضر الإجراءات التأديبية .
· المحاضر المتعلقة بالشؤون العامة : محضر ضبط لمخالفة ما , محضر تحقيق والذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق.
3- أهميته :
- يعتبر المحضر تصرفا له دلالته في الإثبات إذ أنه يمثل وثيقة رسمية.
- تسجيل شهادات.
- تقييد اجتماع
4- شروط تحرير المحضر
- الموضوعية والوفاء
- تقييد كل مكان , تاريخ وساعة انعقاد الاجتماع أو حدوث الواقعة
- الإشارة إلى اسم وصفة الحاضرين والغائبين
- ذكر إسم وصفة رئيس الجلسة وجوبا
- تحديد جدول الأعمال
- سرد الوقائع بلا زيادة ولا نقصان وبأمانة وعدل, و نزاهة.
- تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ , وتركيب العبارات .
5- شكل المحضر :
أ -المدخل: ويحتوي على البيانات التالية: الدمغة, الطابع, العنوان وهو عبارة عن ذكر كلمة محضر في الوسط مع بيان نوعه , ثم التاريخ اسم ولقب المحرر صفته ثم الإمضاء، والجدير بالذكر أن المحضر يكون مطبوعا سلفا وما على المحرر إلا أن يدون الشيء المطلوب منه.
ب- المعالجة : وتعرض فيها تفاصيل الحدث ويحرر المحضر دائما في الجمع المتكلم , ويبتدئ بكتابة
التاريخ بالأحرف لا بالأرقام مثلا : في الثاني جانفي من سنة أربعة وتسعين وألف وعلى الساعة التاسعة
صباحا.
ث- الخاتمة : وتتعلق باتخاذ القرارات المتخذة أو الإجراءات المزمع اتخاذها
ج- عبارة الاختتام : وتكون في الغالب جملة يشير بها كاتب المحضر إلى انتهاء العملية التي استدعت تحرير المحضر مثل : لقد حررنا هذا المحضر طبقا للإجراءات المعمول بها .
- معلم: BOUGHARI Fatima Zohra